Восстановление бухучета

        При плановой налоговой проверке в 2023 году ФНС планирует проверить период 2020,2021,2022, 2023г. Вычеты по НДС в декларации за 1 квартал 2020 г.заявлены 2017 года (право переноса в течение трех лет). Документы на момент проверки 2023 года утрачены. Следует ли восстанавливать документы 2017 года к плановой проверке ФНС по вычетам, заявленным в 2020 году?

       Срок хранения счетов-фактур (и бумажных, и электронных) - не менее пяти лет (ст. 317 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, п. 4.2 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

         Срок начинает исчисляться с 1 января года, следующего за тем годом, в котором счет-фактура закончен делопроизводством.

         Например, если вы выставили отгрузочный счет-фактуру, то срок его хранения исчисляйте с первого числа года, следующего за тем, в котором вы отразили этот счет-фактуру в книге продаж и уплатили по нему налог (п. п. 1, 3 Правил ведения книги продаж).

          А при получении счета-фактуры от продавца срок хранения исчисляйте с первого числа года, следующего за тем, в котором вы заявили весь вычет или его последнюю часть (если вычет вы заявляли частями).

          Заканчивается срок хранения счета-фактуры 31 декабря пятого по счету года.

Подтверждать соответствующими документами необходимо не только расходы и доходы, но и право на вычет НДС либо отсутствие обязанности по восстановлению ранее принятых к вычету сумм этого налога. Минфин также неоднократно обращал на это внимание. Например, в Письме от 19.07.2017 N 03-07-11/45829 указано: течение предусмотренного пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ пятилетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Таким образом, если по каким-то причинам счета-фактуры и (или) "первичку" вы утратили, то для применения вычета следует по возможности восстановить утраченную документацию (например, получить копии счетов-фактур, товарных накладных или иных документов, подтверждающих сумму НДС, предъявленного вам поставщиками), даже за пределами срока исковой давности. Тогда, вероятно, вам удастся обосновать свой вычет перед контролирующими органами либо в суде (см., например, Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.2012 N А45-16568/2011, ФАС Уральского округа от 19.07.2011 N Ф09-3665/11).

Суды приняли во внимание, что утраченные документы, служащие основанием для исчисления налогов, подлежат восстановлению. Восстановленные документы могут быть представлены по запросу проверяемого налогоплательщика в виде копии документа или его дубликата (Письмо Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18).

Выставление контрагентами счетов-фактур с отметкой "Дубликат" является мерой, исключающей повторное заявление покупателем налоговых вычетов по НДС на основании вновь полученных счетов-фактур. Восстановление счетов-фактур, выставленных продавцом, возможно путем получения либо дубликатов этих счетов-фактур, либо заверенных копий.

Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом;
ст. 23, "Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 29.05.2023)  

4. Срок хранения счетов-фактур

Срок хранения счетов-фактур (и бумажных, и электронных) - не менее пяти лет (ст. 317 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, п. 4.2 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Срок начинает исчисляться с 1 января года, следующего за тем годом, в котором счет-фактура закончен делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). Исходя из разъяснений Минфина России в отношении срока хранения аналогичных документов под годом окончания делопроизводства можно понимать год, в течение которого вы в последний раз использовали счет-фактуру при расчете налога и для составления отчетности (Письмо от 19.07.2017 N 03-07-11/45829).

Например, если вы выставили отгрузочный счет-фактуру, то срок его хранения исчисляйте с первого числа года, следующего за тем, в котором вы отразили этот счет-фактуру в книге продаж и уплатили по нему налог (п. п. 1, 3 Правил ведения книги продаж).

А при получении счета-фактуры от продавца срок хранения исчисляйте с первого числа года, следующего за тем, в котором вы заявили весь вычет или его последнюю часть (если вычет вы заявляли частями).

Заканчивается срок хранения счета-фактуры 31 декабря пятого по счету года.

Счета-фактуры, выставленные (полученные) в одном квартале, вы можете использовать для расчета налога в разных кварталах. Например, в одном квартале вы отгружали товары в РФ и на экспорт. Счет-фактуру на отгрузку в РФ вы зарегистрируете в книге продаж в том же квартале, а счет-фактуру по экспортной поставке - в следующем, когда подтвердите право на нулевую ставку (п. п. 1, 3 Правил ведения книги продаж, п. п. 1, 9 ст. 167 НК РФ). Это может быть уже в следующем календарном году.

Чтобы не отслеживать срок хранения каждого счета-фактуры, рекомендуем срок хранения устанавливать "с запасом" с учетом особенностей вашей деятельности (п. 4.11 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). Например, шесть лет с даты выставления или шесть лет с даты получения.

Могут ли оштрафовать за непредставление документов для камеральной проверки, которых нет в наличии

Могут, если в отсутствии документов будет ваша вина. Это следует из ст. 106, пп. 2 п. 1 ст. 109, ст. ст. 110, 111, 120, 126 НК РФ.

Например, если вы должны были составить документ согласно требованиям законодательства или вашей учетной политики, но не составили его.

Если же документ вы не обязаны были составлять, то за его отсутствие штрафовать не должны (Письмо Минфина России от 25.01.2012 N 07-02-06/10).

О том, что вы не должны были составлять документ, сообщите инспекции в уведомлении в ответ на требование о представлении документов (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Риск привлечения к ответственности есть и в том случае, если документы вы утратили при пожаре, потопе, аварии, краже в месте, где они хранились, и не восстановили их.

Ведь вы обязаны обеспечить сохранность документов в течение определенных сроков. А значит, в случае их утраты должны принимать меры по их восстановлению (пп. 8 п. 1, пп. 6 п. 3.4 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, Письма Минфина России от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610 (направлено для использования в работе Письмом ФНС России от 14.08.2013 N АС-4-3/14759@), от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191, от 11.08.2011 N 03-02-07/1-288).

Поэтому, если каких-либо документов у нас нет в наличии, хотя должны быть, постарайтесь максимально быстро их восстановить, чтобы избежать споров с проверяющими.

Если на момент получения требования о представлении документов, вы не успели еще их восстановить, уведомите об этом инспекцию и попросите продлить срок представления (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Если документы восстановить невозможно, также уведомите инспекцию о причинах их утраты и укажите, почему их невозможно восстановить (п. 3 ст. 93 НК РФ).

1. Сроки хранения налоговых документов и регистров

Сроки хранения налоговых документов, включая налоговые регистры, предусмотрены Налоговым кодексом РФ и Перечнем типовых управленческих архивных документов (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 Закона об архивном деле). Этот Перечень не применяется к документам, которые до 17.02.2020 включительно были внесены в описи дел постоянного хранения и в акты о выделении документов к уничтожению (Письмо Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479). Такие документы хранят в течение сроков, указанных в предыдущем Перечне типовых управленческих архивных документов.

Как правило, хранить налоговые регистры и иные документы, которые связаны с расчетом и уплатой налогов, нужно 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Однако бывают и иные сроки хранения.

Предусмотрены следующие сроки хранения:

·  постоянно;

·  50 или 75 лет;

·  10 лет;

·  6 лет;

·  5 лет;

·  специальные сроки хранения.

Если по одному документу есть несколько сроков хранения или вы сомневаетесь, к какой группе хранения относится конкретный документ, применяйте максимальный срок.

Сроки хранения документов начинают течь, как правило, с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним закончено (ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). В частности, сроки хранения первичных документов начинают течь с 1 января года, следующего за тем, в котором документ использовался последний раз (например, для подтверждения доходов или расходов, для составления отчетности) (Письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829). Так, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, следует исчислять с момента, когда завершилось начисление амортизации в налоговом учете (Письмо Минфина России от 16.08.2019 N 03-03-06/1/62257).

Сроки хранения реестров, книг, журналов, как правило, начинают течь с 1 января года, следующего за тем, в котором было завершено их ведение (п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). Однако могут быть установлены специальные правила исчисления сроков. В частности, это касается налоговых регистров, которые подтверждают правомерность применения вычетов по НДС, например: книги покупок, продаж, доплисты к ним, журнал учета счетов-фактур. В отношении таких документов срок хранения нужно считать с даты последней записи в них (п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур).

Если срок хранения налоговых документов еще не истек, а у вас они отсутствуют, то вам грозит штраф за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ).

Вопрос: У нас в бухгалтерии пропала пачка документов по двум поставщикам. Там были и накладные, и счета-фактуры, и договоры. В том числе относящиеся к последнему кварталу. В программе все данные есть. Можем ли мы заявить вычеты в качестве определенных расчетным методом, опираясь на п. 7 ст. 166 НК или иную норму? И как нам подтвердить расходы при расчете налога на прибыль?

К сожалению, нет такой нормы, которая позволила бы заявить НДС-вычеты без счетов-фактур и первичных документов. По этому поводу Президиум ВАС в далеком 2011 г. уже высказывался: сумму НДС-вычетов нельзя определять расчетным методом, если документы утрачены, похищены, сгорели и прочее. Применить вычет можно, только когда соблюдаются условия статей 171, 172 НК РФ и есть необходимые документы .

Пункт 7 ст. 166 НК дает налоговым органам право исчислить расчетным путем сумму НДС, подлежащую уплате, если у организации не ведется налоговый и бухгалтерский учет. Очевидно, к вашей ситуации это вообще не относится.

Конечно, камеральную проверку НДС-декларации ваши вычеты "выдержат", если все данные из счетов-фактур поставщиков вы перенесли в свою программу. Однако если ИФНС придет с выездной проверкой или запросит у вас счета-фактуры и первичку при камералке, то будут проблемы. Причем не только с НДС-вычетами, но и с учетом расходов для целей налогообложения прибыли.

Поэтому лучше восстановите утерянные документы. Запросите у своих поставщиков копии договоров и накладных, но только заверенные по правилам ГОСТа. Так, отметка о заверении копии документа проставляется под реквизитом "подпись" .

Комментарий

Должны быть должность лица, заверившего копию, его собственноручная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись заверяется печатью поставщика, если она у него есть.

Заверенные должным образом копии первичных документов подтверждают расходы для целей налогообложения прибыли. С этим согласен Минфин . Такой же вес имеют и дубликаты документов - повторные экземпляры подлинников документов со штампом или надписью "Дубликат" в верхнем углу .

Со счетами-фактурами ситуация более тяжелая и нелогичная. По мнению Минфина, НК не предусматривает возможности для продавца оформлять дубликаты счетов-фактур и принятия покупателем к вычету НДС по ним . По поводу вычетов на основании заверенных копий счетов-фактур писем нет, но (если учесть ситуацию с дубликатами) есть опасения, что и по ним НДС-вычет может быть под запретом. Однако судьи считают, что НДС-вычеты можно подтвердить дубликатами счетов-фактур . Так что отстоять в суде вычеты на основании дубликатов или заверенных копий счетов-фактур, скорее всего, получится.

Но на всякий случай попросите у поставщиков повторные оригиналы счетов-фактур без отметок, что это дубликаты. Так вы снизите риск спора с проверяющими. Для обоснования своей просьбы сошлитесь на позицию Минфина, запрещающего НДС-вычеты по дубликатам .

--------------------------------

Постановление Президиума ВАС от 09.03.2011 N 14473/10.

ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Письмо Минфина от 22.04.2019 N 03-11-11/28986.

п. 22 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Письмо Минфина от 14.02.2019 N 03-07-09/9057.

Постановления АС ЦО от 01.06.2016 N Ф10-1645/2016; ФАС ПО от 05.05.2014 N А12-16582/2013; ФАС МО от 25.05.2012 N А40-110048/10-140-598.